Записи
Открытие записи
Разделы содержат каталоги, каталоги состоят из записей. Записи — это данные. Если кликнуть на строку в таблице каталога, откроется анкета записи.
Структура Записи
Запись в себе содержит следующую структуру элементов:
Вкладки. Каждая вкладка может содержать в себе секции и поля для заполнения.
Секции. Секции позволяют группировать поля записи по функциональным блокам. Секции при необходимости можно скрыть.
Поля для заполнения
Дерево записей— отдельный элемент структуры записи, помогающий при заполнении связанных полей
Вкладка Записи
У каждой записи есть базовые вкладки:
Анкета
Связи
Чат
История
Инструкция
Операции
Режим открытия записи
Сбоку
В отдельном окне
Дерево записей отражает историю открытия окон внутри друг друга. Дерево записей позволяет отследить, на каком уровне вложенности записи вы находитесь, когда просматриваете, редактируете или создаете новую запись в связанном поле карточки.
Дерево записей можно увидеть при:
Открытии карточки записи в полноэкранном режиме
Открытии записи для просмотра в связанном поле
Добавлении новой записи в связанном поле карточки записи
Пример: В записи Сделки вам нужно добавить новое контактное лицо.
Когда вы откроете окно для создания нового Контактного лица, вы увидите, что вы все еще находитесь в карточке Сделки, внутри которой открыли окно для создания Контактного лица.
Соответственно, если вы закроете окно создания Контактного лица, вы снова окажетесь в карточке записи Сделки.
Анкета
Анкета — это форма, созданная на основе структуры каталога, которая является «главной вкладкой» записи. При создании новой записи или открытии уже созданной система открывает запись с анкетой.
Поля для заполнения
Обязательные для заполнения поля записи помечены красной линией слева от самого поля.
Без заполнения обязательных полей запись нельзя будет сохранить. Необязательные для заполнения поля могут быть пустыми.
Изменения сохраняются при сохранении всей анкеты. При этом будут сохранены только изменённые поля. Это минимизирует вероятность перезатирания данных при одновременной работе нескольких сотрудников с одними записями.
Редактирование записи
После создания запись также можно редактировать, если у вас есть доступ редактирования.
Для того чтобы отредактировать запись, необходимо:
Открыть запись
Внести необходимые изменения
Нажать «Сохранить»
Внесенные изменения в записи отобразятся в Истории изменений.
Связанные данные
Связанные данные — это список записей других каталогов, которые связаны с выбранной записью. Записи разбиты по каталогам.
Связанные данные показаны в виде номера, названия и даты создания. Отсортированы по дате создания. Клик по записи откроет её карточку во всплывающем окне. Также можно сразу создать новую связанную запись.
Элементы вкладки Связи
Структура вкладки Связи — основная область.
Связанные с записью каталоги — список каталогов, записи из которых связаны с текущей.
Окно для просмотра связанных записей связанного каталога — область, где отображаются сами связанные записи.
Иконка «+» — для создания новой связанной записи в выбранном связанном каталоге.
Порядковый номер связанной записи в связанном каталоге.
Дата создания связанной записи.
Открытие связанной записи
Связанные записи можно просмотреть, нажав на иконку окна.
Создание связанной записи
При нажатии на иконку «+» система откроет окно создания новой связанной записи. После заполнения и сохранения новая связанная запись отобразится во вкладке Связи.
История изменений
КОСКО BPM сохраняет изменения данных в записях, которые делают сотрудники.
Просмотр истории изменений
Внутри каждой записи есть вкладка с иконкой часов, которая содержит ленту истории изменений записи. История изменений записи позволяет просмотреть действия сотрудников по конкретной записи за все время: кто, что и когда делал.
Действия отсортированы по дате изменений: недавние — сверху, старые — снизу.
Система отображает изменения в следующих форматах:
Прежние и новые значения показаны в виде изменения: Было → Стало
Показаны только новые значения
В левой колонке указывается название записи. Сотрудники указаны справа от записи или отдельной строкой в записи как Исполнители. Каждая новая дата выделяется линией для удобной ориентации в ленте.
В общей ленте активности также показаны комментарии, оставленные сотрудниками к записям.
Фильтр изменений
Ленту активности можно фильтровать по:
Сотрудникам: все сотрудники, конкретный сотрудник
Отображаемым полям (видимость): можно выбрать отображение всех полей или конкретных
Права
История учитывает права доступа к данным. Сотрудник увидит изменения только по тем действиям, которые ему доступны. Например, можно задать настройки видимости таким образом, что сотрудник сможет видеть только свои изменения или не сможет видеть какие-либо изменения вовсе.
Операции с записями
Клонирование записи
При клонировании записи поле типа Файл не клонируется.
При клонировании необходимо учитывать, что связанные записи не клонируются, а указываются те же самые. Соответственно, если в склонированной записи изменить какие-либо значения связанной записи, то они изменятся и в основной записи.
Как клонировать:
Выберите запись, которую необходимо клонировать. В анкете записи откройте настройки записи и выберите «Клонировать».
Система откроет карточку записи-клона, в которой можно при необходимости внести изменения. После нажатия «Сохранить» система создаст копию записи.
Копия записи отобразится в каталоге.
Удаление записи
При удалении записи она удаляется из каталога, но остается в качестве выбранных значений в полях других каталогов. Например, если удалить клиента, то в заказах этого клиента можно будет увидеть его название, однако оно будет перечеркнутым. Открыть такую перечеркнутую запись из связанного каталога нельзя, при необходимости возможно лишь вручную удалить оставшуюся связь или выбрать на ее место другую неудаленную запись.Удаленные записи восстановить нельзя.
Удалить запись можно несколькими способами:
Открыть запись, нажать на галочку в правом верхнем углу и выбрать «Удалить запись».
Удаление записи.
Открыть каталог и нажать на иконку корзины в строке нужной записи.
При попытке удалить запись система предупредит об удалении всех данных записи.
